ΘΕΜΑ : ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΛΑΘΩΝ ΣΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΣΤΟ ΕΔΑΠΥ

Αγαπητοί Συνάδελφοι,

Μετά από συναντήσεις μελών του ΔΣ του ΠΦΣ  με υπηρεσιακούς παράγοντες του ΕΟΠΥΥ και την  ιδιωτική εταιρεία (στον Ασπρόπυργο), η οποία  επεξεργάζεται και ψηφιοποιεί τις υποβολές της σύμβασης των Αναλωσίμων Σ.Δ., των Σκευασμάτων Διαιτητικής Διατροφής & των Ακουστικών, Ορθοπεδικών, Αναπνευστικών Συσκευών κτλ, σας κοινοποιούμε τα βήματα τα οποία ακολουθούνται μέχρι ο φάκελος της υποβολής να φτάσει στις ΠΕΔΙ για να ελεγχθεί και να εκδοθεί ένταλμα πληρωμής μας.

ΤΑ βήματα είναι τα εξής:

1. Η υποβολή παραλαμβάνεται από του υπαλλήλους του ΕΟΠΥΥ στον Ασπρόπυργο.
2. Ο φάκελος ελέγχεται, σκανάροντας την ετικέτα και ταυτοποιείται η ηλεκτρονική υποβολή.
3. Εφόσον ταυτοποιείται η ηλεκτρονική υποβολή με το φάκελο που παραλαμβάνεται από την υπηρεσία, τότε δίνεται αριθμός πρωτοκόλλου.
4. Ο φάκελος ανοίγεται και ελέγχεται η ύπαρξη ή όχι των απαραίτητων δικαιολογητικών:
   1. Τιμολόγιο
   2. Αποδεικτικό υποβολής
   3. Γνωμάτευση ιατρού
   4. Παραστατικό εκτέλεσης γνωμάτευσης του φαρμακείου
5. Ακολούθως γίνεται ταυτοποίηση του αριθμού ηλεκτρονικής υποβολής με εκείνον που έχει εκτυπωθεί στα σχετικά δικαιολογητικά (αποδεικτικό υποβολής – παραστατικό εκτέλεσης γνωμάτευσης φαρμακείου). Πάνω δεξιά στο παραστατικό εκτέλεσης της γνωμάτευσης υπάρχει ο αριθμός που περιλαμβάνει τον 7ψήφιο αριθμό της υποβολής και τον αύξοντα αριθμό της εκτελεσμένης γνωμάτευσης .
6. Γίνεται έλεγχος του φυσικού τιμολογίου για την ταυτοποίηση των στοιχείων του: Ημερομηνία και  αριθμός  τιμολογίου, αιτούμενο ποσό με ακρίβεια δεκαδικού, τα οποία έχουν δηλωθεί στην ηλεκτρονική εφαρμογή του ΕΔΑΠΥ και έχουν αποσταλεί στον ΕΟΠΥΥ.
7. Γίνεται ψηφιοποίηση του δείγματος δικαιολογητικών.
8. Αποστέλλεται το δείγμα στις ΠΕΔΙ για διοικητικό έλεγχο.
9. Ακολουθεί έλεγχος από τις ΠΕΔΙ και επικοινωνία μέσω email, με τα φαρμακεία για αποστολή, σε περίπτωση που κρίνεται αναγκαίο, των απαραίτητων δικαιολογητικών (φορολογική, ασφαλιστική, πιστωτικό τιμολόγιο, αντίγραφα εκτελεσμένων συνταγών φαρμάκων).
10. Αποστολή δικαιολογητικών από τα φαρμακεία μέσω email, fax ή αυτοπροσώπως, σε διάστημα εντός 3 ημερών.
11. Ολοκληρώνεται ο έλεγχος – εκκαθάρισης και  γίνεται οριστικοποίηση.
12. Εκδίδεται το Ένταλμα πληρωμής.
13. Πραγματοποιείται η πληρωμή μέσω διανεμητικού του συλλόγου ή απευθείας στους προσωπικούς λογαριασμούς .

Σύμφωνα με τα παραπάνω και την συζήτηση με τους υπευθύνους διαπιστώσαμε ότι υπάρχουν:

Υποβολές χωρίς αριθμό πρωτοκόλλου:

Το μεγαλύτερο ποσοστό των υποβολών που δεν έχουν αρ. πρωτοκόλλου οφείλεται στο γεγονός ότι «φαίνονται» ότι είναι σε κατάσταση «Καταχώρησης Στοιχείων» στην ηλεκτρονική εφαρμογή του ΕΔΑΠΥ, δηλαδή ανοικτή υποβολή.

Ζητήθηκε, άμεσα να ενημερωθούν μέσω μηνύματος στη ηλεκτρονική υποβολή του ΕΔΑΠΥ, οι συγκεκριμένοι συνάδελφοι να κλείσουν τις υποβολές  τους.

• Για το μήνα Ιανουάριο έχουμε 32 τέτοιες περιπτώσεις.
• Για το μήνα Φεβρουάριο 47.

Υποβολές με αριθμό πρωτοκόλλου  που υπάρχει στο σύστημα αλλά  έχουν πρόβλημα στην αποστολή ψηφιοποιημένου αρχείου:

Οι υποβολές αυτές έχουν θεωρηθεί ως: πολλαπλές υποβολές, επειδή διαφέρει ο αριθμός υποβολής στο αποδεικτικό υποβολής με αυτόν στην εκτέλεση της γνωμάτευσης καθώς  κάποιοι συνάδελφοι για κάποιο λόγο διέγραψαν την ολοκληρωμένη υποβολή τους, και δημιούργησαν νέα. Όταν όμως απέστειλαν το φυσικό αρχείο χρησιμοποίησαν τα εκτυπωμένα δικαιολογητικά της διαγραμμένης. Τα προβλήματα αυτά  δημιουργήθηκαν τους δυο πρώτους μήνες που το επέτρεπε το σύστημα.

• Εάν διαπιστωθεί οποιαδήποτε διαφορά κατά των έλεγχο των βημάτων 4 (απουσιάζει το τιμολόγιο ή το αποδεικτικό υποβολής), ή 5 ή 6 τότε ο φάκελος αυτός δεν ψηφιοποιείται και παραμένει εκτός της διαδικασίας ελέγχου, έως ότου βρεθεί λύση στο πρόβλημα του. Υπάρχει αριθμός συναδέλφων που στις υποβολές τους απουσιάζει το τιμολόγιο ή έχει μέσα στο φάκελο υποβληθεί αντίγραφο τιμολογίου. Ζητήθηκε άμεσα να ενημερωθούν οι συνάδελφοι αυτοί.
• Τα δικαιολογητικά δεν μπορούν να ψηφιοποιηθούν, όταν το μελάνι σε όλα τα δικαιολογητικά ή σε κάποια από αυτά είναι προβληματικό (αχνό, κενά, προβλήματα εκτυπωτή  κτλ)

Τέλος σε περίπτωση έλλειψης των παραστατικών εκτέλεσης γνωμάτευσης του φαρμακείου, τότε συμπληρώνεται από την υπηρεσία χειρόγραφο έγγραφο που δηλώνει στις ΠΕΔΙ ότι:, «δεν βρέθηκε το συγκεκριμένο παραστατικό στο φάκελο της υποβολής» και αποστέλλεται το ψηφιοποιημένο αρχείο.

Όπως ενημερωθήκαμε από τον πρόεδρο του ΕΟΠΥΥ έχει εκδικαστεί η πλειοψηφία των ενστάσεων που έχουν υποβληθεί για τους μήνες Ιανουάριο και Φεβρουάριο, υπολείπονται περί τις 150 ενστάσεις.

Οι εκδικασμένες περιπτώσεις εγκρίνονται από το ΔΣ του ΕΟΠΥΥ και μετά ενημερώνονται οι ΠΕΔΙ.

ΠΡΟΣΟΧΗ: πριν προβούμε στο κλείσιμο της υποβολής, ελέγχουμε προσεκτικά όλα τα στοιχεία που αφορούν την υποβολή και έπειτα ολοκληρώνουμε την υποβολή.

Ελέγχουμε επίσης και το φάκελο υποβολής με τα φυσικά παραστατικά που αποστέλλουμε (να βρίσκονται μέσα στο φάκελο τιμολόγιο, αποδεικτικό υποβολής, να ταυτίζεται ο αριθμός υποβολής σε ετικέτα – παραστατικά εκτέλεσης – αποδεικτικό υποβολής).

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ                                                                         Ο ΓΕΝ.ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

ΚΥΡΙΑΚΟΣ ΘΕΟΔΟΣΙΑΔΗΣ                                               ΣΕΡΑΦΕΙΜ ΖΗΚΑΣ